E-Mails sind einfach zu schreiben und bedürfen keiner strikten formalen Form, sondern behinhalten meist nur Anrede, Textkörper und Grußformel mit Namensangabe. Doch beim Verfassen eines schriftlichen Business-Briefes wird es schon komplizierter. Prinzipiell müssen jedoch nur einige Hinweise beachtet werden, um einen professionellen Geschäftsbrief zu formulieren.

Falls Sie ihr eigenes Unternehmen führen, ist es angebracht einen professionellen Briefkopf zu gestalten. Für alle weiteren Geschäftsbriefe müssen lediglich einige Formatmerkmale beachtet werden. Bestenfalls verwenden Sie dafür ein Standard-Template, welches Sie abspeichern und für weitere Briefe verwenden. Ein schriftlicher Geschäftsbrief wird mit linksbündigem Text mit einem Zeilenabstand von 1 [1] verfasst. Die Seitenränder betragen in der Regel 25.4mm (1 inch) auf allen Seiten.
Verwenden Sie keinesfalls Umgangssprache, dies ist nur in E-Mails angebracht. Ein schriftlich verfasster professioneller Geschäftsbrief muss in formaler (Geschäfts-)Sprache verfasst werden. Achten Sie auch darafu, dass Sie ihr Anliegen verständlich formulieren, sodass es nicht zu Missverständissen kommt.

Die Briefstruktur:

Datum: Verwenden Sie das Monat -Tag-Jahr-Format (May 5, 2015) oder Tag-Monat-Jahr-Format (5 May 2015) und schreiben Sie den Monat aus. Das Datum befindet sich 3 bis 6 Zeilen unterhalb des Briefkopfes.

Adressat: Drei Zeilen unterhalb des Datums erfolgen die Angaben des Adressaten: Titel mit Vor- und Nachname, Businesstitel, Businessname, Straße, Stadt, Staat/Provinz/Bundesland*, Postleitzahl.

Absender: Hier kann die Email sowie eine Website-URL des Absenders eingetragen werden. Falls sich diese Angaben bereits im Briefkopf befinden, bitte nicht erneut verwenden.

Anrede: Ein oder zwei Zeilen unterhalb der letzten Zeile der Adressatenangabe befindet sich die Briefanrede. Wählen Sie Mr./Ms. Als Anrede und schreiben Sie den vollständigen Namen. Bei unbekannten Adressaten wird die Phrase „To whom it may concern“ als professionelle Anrede verwendet.

Textkörper: Beginnen Sie eine Zeile unterhalb der Anrede mit dem Textkörper. Bringen Sie zum Ausdruck warum Sie den Brief schreiben. An dieser Stelle können auch Geschäftsbeziehungen zu anderen Personen genannt werden.

Schlusssatz: Call to Action: Verschriftlichen Sie was der Leser ausführen sollte und was Sie im Folgenden in Angriff nehmen werden.

Grußformel: Im British English verwendet man „sincerely“ oder „faithfully“. Falls Sie in der Anrede den Namen des Adressaten verwendet haben, dann verwenden Sie „sincerely“, sollten Sie keine Namensangaben[2] gemacht haben, wählen Sie „faithfully“. Im Amerikanischen Englisch benutzt man lediglich „Sincerely“. Weitere Möglichkeiten sind: Yours truly, Very truly yours, Yours very truly, Yours sincerely und Sincerely yours.

  • In Emails kann man auch Kind regards, Best wishes und Regards schreiben.
  • Schreiben Sie die Grußformen linksbündig zwei Zeilen unterhalb des letzten Paragraphens.

Signatur: Lassen Sie 4 freie Zeilen nach der Grußformel[3], um an diese freie Stelle ihre Unterschrift zu setzen. Unterhalb der Unterschrift sollten der Vor- und Nachname nochmals computerschriftlich ausgeschrieben werden.

Die Unterschrift muss in schwarzer oder blauer Tinte gesetzt werden; keinesfalls in bunten Farben.

Anhänge: Falls Sie Anhänge beilegen möchten, sollten Sie diese aufzählen.

Weiterleitungen: Sollten Sie einen Brief an weitere Empfänger weiterleiten, so müssen Sie die Namen der Adressaten alphabetisch aufgelistet nach einem „cc:“ angeben.

*In Deutschland wird das Bundesland nicht im Adressatenfeld genannt.

 


[1] Xerox: „Writing an effective Business Letter“. In: Xerox. Stand: n.a. http://www.office.xerox.com/small-business/tips/business-letter/enus.html (abgerufen am 29. Juni 2016).

[2] English Grammar Online: „Greeting in a Business Letter“. In: English Grammar Online. Stand: n.a. https://www.ego4u.com/en/business-english/communication/business-letter/greeting (abgerufen am 29. Juni 2016).

[3]Fox, Sue: „How to format a business letter“. In: Business Etiquette for Dummies, 2nd Edition. In: For Dummies. Stand: n. a. http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-format-a-business-letter.html (abgerufen am 29. Juni 2016).

 

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