BUSINESS E-Mails professionell und für die UK und US höflich schreiben

Als Anbieter für Business Englisch in München und wichtige Business Englisch Skills haben wir viel Erfahrung darin, die Grundlagen erfolgreicher Firmenkorrespondenz auf Englisch zu vermitteln. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst.

Die Struktur Ihrer Business Englisch E-Mails

Sie möchten mit Geschäftspartnern, Kollegen oder eventuelle Vorgesetzten auf Englisch kommunizieren? Business Englisch E-Mails zu versenden ist schnell, unkompliziert und meist die erste Wahl. Es ist immer Ihre Intention, die Nachricht adäquat und eloquent zu vermitteln. Hierbei sollten Sie stets zwei Aspekte im Hinterkopf behalten: (a) Das Anliegen verständlich vortragen und (b) die Chance nutzen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Ihre E-Mail: eloquent, gut strukturiert und transparent

Eine sinnvolle Strukturierung ist der E-Mail essentiell. Hierfür empfiehlt sich die Anwendung des Sandwich-Prinzips: Für Leser und Zuhörer sollen meist Anfang und Ende im Gedächtnis bleiben. Mit diesem Ansatz gelingt Ihnen eine solide Strukturierung Ihrer Business Englisch E-Mails.

Jede E-Mail benötigt eine Betreffzeile, die Sie vorab oder im Nachhinein formulieren können. Wichtig ist es, dass die Betreffzeile keinesfalls leer bleibt. Außerdem sollte sie nicht zu lang sein. Tragen Sie hier eine kurze Zusammenfassung Ihres Anliegens ein.              

Betreffzeile und Struktur müssen her

Es gibt zahlreiche sinnvolle Strukturtypen. Behalten Sie eine bei, denn sie beschleunigt den Prozess, Ihre täglichen E-Mails zu beantworten. Eine gelungene Strukturierung wäre folgende nach David Masters[1]:

  1. Anrede
  2. Lob/Kompliment oder Höflichkeitsfloskel
  3. Intention des Schreibens / Grund der E-Mail
  4. Handlungsaufforderung
  5. Dateianhänge
  6. Schlussformulierung
  7. Grußformel
  8. Signatur

1. Anrede

Es gibt die formelle und informelle Anrede. Je nachdem Ansprechpartner, müssen Sie die richtige Form wählen. Im Folgenden wird lediglich die formelle Anrede gewählt. Denn es geht um die Strukturierung von E-Mails an Geschäftspartner.

 Formelle Anrede:

  • Dear Sir/Madam,
  • Dear Sir or Madam,
  • To whom it may concern (,) (:)
  • Dear Mr/Ms Smith (UK)
  • Dear Dr. Smith, (US)

Nach der Anrede erfolgt ein Komma, jedoch stellt „To whom it may concern“ im American English eine Ausnahme dar. Hier wird kein Komma gesetzt. 

Im Englischen werden keine Vornamen in der Anrede[2] verwendet. Ebenso wird von der Verwendung von „Miss“ oder „Mrs“ abgeraten. Man meist nicht weiß, ob die Ansprechpartnerin verheiratet oder unverheiratet ist. Demzufolge empfiehlt sich die neutrale Form „Ms“.

2. Höflichkeitsfloskel

In Ihren Business Englisch E-Mails binden Sie immer eine höfliche Floskel, ein Kompliment oder ein Lob ein. Dies kann gar bei einer Beschwerde einen positiven Effekt haben. Sie waren beispielsweise stets mit dem Kundenservice eines Unternehmens zufrieden? Nun sind Sie enttäuscht?. Sprechen Sie Lob und Komplimente für gute Arbeit in der Vergangenheit aus. Bringen Sie gleichzeitig Ihre Enttäuschung bezüglich des aktuellen Missstands zum Ausdruck.

Laut Vinay Patankar[3] von Abstract Living ist es entscheidend, stets eine Höflichkeitsfloskel in Ihren Business Englisch E-Mails zu verwenden. Bestenfalls auch hier das Sandwich-Prinzip anwenden, sodass eine Floskel zu Beginn und eine am Schluss der E-Mail formuliert wird. 

  • I’d just like to thank you for getting back to me.
  • Most kind of you to respond so fast.
  • Really great you replied so soon.
  • Thank you so much your help.
  • Thanks for consideration.

 

    3. Intention / Anliegen / Grund des Schreibens

  • I am writing to ask for further information about …
  • Thank you for your email of 18 June regarding the ….
  • Many thanks for your email of 20 May concerning the meeting in Paris.
  • Further to our telephone conversation on Wednesday, I would like to inform you…
  • With reference to our telephone conversation on Wednesday, I would like to inform you…
  • I hereby wish to apply…
  • I am writing to apply for the position of…

    3.1   Hilfe anbieten / Informationen bereitstellen

  • We are happy to let you know…
  • I am glad to inform you that…
  • We regret to inform you that…
  • Please do let me know if I can be of further assistance.
  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact us/me.
  •  
  • 3.2  Eine Beschwerde äußern
  • The reason for my writing is to express my dissatisfaction with…
  • I am writing to complain about…
  • I regret to say that I was not completely satisfied with…
  • We regret to inform you that….

3.3 Eine Entschuldigung formulieren

  • We would like to apologize for any inconvenience caused.
  • Please accept our apologies for the delay.
  • Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused.
  • I am afraid I will not be able to…

 

4. Handlungsaufforderung

Nachdem der Grund der E-Mail dargelegt wurde, ist es nicht selbstverständlich, dass der Ansprechpartner weiß, welche Schritte als nächstes ausgeführt werden müssen. 

  • Please contact me on this number at this time.
  • Please send me your CV.
  • I will call you at 4pm on Monday.
  • Could you send me those documents by Friday. 

5. Dateianhänge

 

  • I am attaching my CV for your consideration.
  • I am sending you the articles as an attachment.
  • Please see the statement attached.
  • Please find attached the file you requested.
  • I am afraid I cannot open the file you have sent me.

6. Schlussformulierung

  • I look forward to hearing from you.
  • „Thank you for all your help with this.“
  • „I look forward to hearing what you think.“
  • „Let me know if you have any questions.“

7. Grußformel 

  • Yours faithfully, (wenn man mit Dear Sir/ Madam beginnt)
  • Yours sincerely, (wenn man mit dem Namen beginnt Dear Ms Smith)
  • Sincerely Yours, (AE)
  • Sincerely, (AE)
  • Kind regards,
  • Best regards,

 

Allgemeine Hinweise 
  • Lesen Sie Ihre E-Mails stets Korrektur. Sie wollen keinen negativen Eindruck hinterlassen. Achten Sie auf Interpunktion, Großschreibung, Rechtschreibung und Grammatik. Verwenden Sie einen professionellen Grammatik- und Rechtsschreibprüfer.  
  • Gehen Sie auf Sie so wenig Aspekte wie möglich[4] ein. Beschreiben Sie Ihr Anliegen so konkret wie möglich. Denn Ihr Ansprechpartner hat wahrscheinlich mehrere E-Mails zu beantworten.
  • Erklären Sie lediglich EIN Anliegen in Ihrer E-Mail.
  • Seien Sie stets positiv und freundlich.
  • Verwenden Sie Aktivsätze, keine Passivsätze.
  • Wählen Sie kurze Wörter, Sätze und Absätze. Keine langen, komplizierte Sätze. Bleiben Sie bei der KISS-Methode[5] (Keep it short and simple) im Hinterkopf. Oftmals sind 5 Sätze für eine E-Mail ausreichend. Weniger klingt abrupt und unfreundlich. Mehr hingegen ist vielleicht Zeitverschwendung.  
  • Verwenden Sie keine Kurzformen wie I’d, I’m, don’t, can’t oder won’t zu verwenden, sondern die Standardform I would, I am, do not, cannot oder will not zu schreiben. 
  • Für Business Englisch E-Mails empfehlen wir unsere Kurse für Business Englisch in München.

Wie Sie eine professionelle E-Mail in Englisch schreiben

In der Geschäftswelt sind E-Mails die gängigste und einfachste Form der Kommunikation unter Business Englisch Skills. Sie sind oftmals die einzige Möglichkeit, mit internationalen Geschäftspartnern Projekte zu besprechen. Sicherlich kann man seinen Freunden und Bekannten ganz unkompliziert formlose E-Mails schreiben [6]. Doch sobald es sich um eine Geschäfts-E-Mail handelt, möchte man es professionell angehen und beim Empfänger einen guten Eindruck hinterlassen.                                          

Über 60% nicht verstandene E-Mails

Ferner muss man bedenken, dass – laut einer Studie von Sendmail – 64 % der E-Mails falsch verstanden [7] werden, und häufig für Ärger und Verwirrung sorgen.  Des Weiteren darf man nicht vergessen, dass Unternehmen pro Tag eine Vielzahl an E-Mails erhalten. Ferner gehen einige auch in der Masse unter. Aufgrund dessen lehren wir bei unseren Business Englischkursen in München, wie Sie eine E-Mail in Englisch professionell verfassen. Diese Kenntnisse können auch beim Verfassen anderer Dokumente wie etwa Englischen Präsentationen angewandt werden. 

Kurz und prägnant

Ganz gleich, wie komplex Ihre E-Mail letzten Endes sein wird, erwähnen Sie bereits zu Beginn die Absicht Ihrer Nachricht: „I am contacting you as….“, „I am writing you in reference to / regarding…“. Dies hilft dem Leser Ihre Absichten besser nachvollziehen zu können, und es vermeidet gleichzeitig, dass Missverständnisse entstehen. Denken Sie stets daran, dass die meisten Geschäftsleute kaum Zeit zur Verfügung haben und keine Zeit haben, lange E-Mails zu lesen. Daher halten Sie Ihre Informationen kurz und prägnant.

 

5 Sätze als gesundes Mittelmaß

Prinzipiell klingen kurze E-Mails häufig sehr unfreundlich[8], aber für umfangreiche E-Mails haben Geschäftsleute keine Zeit. Erwähnen Sie daher nur die wirklich wichtigen Aspekte und versuchen Sie den Inhalt auf 5 Sätze zu beschränken.

Laut Guy Kawasaki sind weniger als 5 Sätze unhöflich und mehr als 5 reine Zeitverschwendung.

Einfache Satzstruktur

Halten Sie sich an die KISS-Methode: Keep it short and simple. Formulieren Sie einfache Sätze[9], und verwenden Sie keine unnatürlich langen Formulierungen und verschachtelte Sätze, denn dies hemmt den Lesefluss. Sicherlich sieht es professionell aus, wenn Sie gut komplexe Satzstrukturen verwenden, doch stellen Sie sicher, dass diese gut verständlich sind.

Übersichtlichkeit

Verdeutlichen Sie neue Sinnabschnitte durch Absätze,  und heben Sie Zeit- und Ortsangaben für Terminvereinbarungen gegebenenfalls mit Fettschrift hervor.

Diese Tipps sind übrigens auch nützlich, wenn Sie auf Englisch Präsentationen und Referate vorbereiten müssen.

 

Das Sandwich-Prinzip

 Haben Sie schlechte Neuigkeiten oder etwas Negatives zu überbringen, dann scheuen Sie nicht dies zu tun. Die beste Herangehensweise hierfür ist das Sandwich-Prinzip[10], bei welchen zunächst neutrale oder positive Informationen vermittelt werden, und erst im Anschluss daran die negative Botschaft formuliert wird. Im letzten Abschnitt kann ein möglicher Lösungsansatz, eine optimistische Aussage, eine freundliche Geste oder ein Wunsch geäußert werden. Wichtig ist, dass der Leser  den Eindruck vermittelt bekommt, dass Sie um eine Problemlösung bemüht sind.

Höflichkeit

Geschäfts-E-Mails sollen stets in einem freundlichen und höflichen Ton verfasst werden. Hierzu ist es ratsam, keine Ausrufezeichen oder Großschreibung zu verwenden. Ganz gleich, ob Sie eine Antwort erhalten oder die E-Mail ein neues Anliegen beinhaltet, zu Beginn jeder E-Mail wird zunächst eine höfliche Floskel der Danksagung[1] formuliert: „Thank you for contacting XYZ Company…“, „Thank you for your prompt reply“ oder „Thanks for getting back to me“.

Positiv bleiben!

Es gibt Wörter, die in den meisten Business English Skills negativ oder positiv erscheinen. Wählen Sie daher die passenden Wörter in Ihrer E-Mail,  denn diese zeigen automatisch Ihre  Einstellung zum Leben und hinterlassen beim Leser – je nach Wortwahl und Wortdichte – ein negatives oder positives Gefühl.

Struktur beibehalten

 Ein weiteres Hilfsmittel, um E-Mails prägnanter zu formulieren, ist  die Verwendung einer gleichbleibenden Struktur.

Eine einfache Struktur wäre:

  • Begrüßung / Anrede
  • Danksagung, Kompliment oder höfliche Floskel
  • Grund der E-Mail
  • Handlungsaufforderung
  • Abschließende Worte / Grußformel
  • Unterschrift

Bevor Sie die Mail abschicken, lassen Sie den Text noch einmal durch Rechtschreibprüfung laufen, vielleicht hat sich doch der eine oder andere Fehler eingeschlichen.

Sie möchten gern mehr zu englischen Geschäfts-E-Mails erfahren? Melden Sie sich jetzt an für einen Business Englisch in München!

 

[1] Masters, David: How to write clear and professional emails. In: envatotuts+. Stand: 19. Mai 2014. https://business.tutsplus.com/articles/how-to-write-clear-and-professional-emails–cms-20939 (abgerufen am 21. September 2016).

[2] Makkos, Melinda: „Formal and Informal email phrases“. In: MyEnglishteacher.Eu. Stand: 28. Oktober 2013. http://www.myenglishteacher.eu/blog/formal-and-informal-email-phrases/ (abgerufen am 1. Juli 2016).

[3] Patankar, Vinay:“ Emailing awesomely – the definite guide to email structure“. In: Abstract Living. Stand: 26. April 2010. http://www.abstract-living.com/emailing-awesomely-the-definitive-guide-to-email-structure/ (abgerufen am 1. Juli 2016).

[4] Mindtools: “Writing effective Emails – Getting people to read and act on your messages”. In: MindTools. Stand: n.a. https://www.mindtools.com/CommSkll/EmailCommunication.htm (abgerufen am 1. Juli 2016).

[5] Streat, Shanthi Cumaraswamy:”7 simple steps to improve business email writing skills in English”. In: MyEnglishteacher. Stand: 15. Februar 2013.  http://www.myenglishteacher.eu/blog/7-simple-steps-to-improve-business-email-writing-skills-in-english/ (abgerufen am 1. Juli 2016).

[6] Streat, Shanthi Cumaraswamy: 7 simple examples of business email writing in English. In: MyEnglishTeacher. Stand: 15. Februar 2013. http://www.myenglishteacher.eu/blog/7-simple-steps-to-improve-business-email-writing-skills-in-english/ (abgerufen am 21. September 2016). [7] Masters, David: How to write clear and professional emails. In: envatotuts+. Stand: 19. Mai 2014. https://business.tutsplus.com/articles/how-to-write-clear-and-professional-emails–cms-20939(abgerufen am 21. September 2016).  [8] LearnEnglish: Email etiquette. Email dos and don’ts. In: LearnEnglish. Stand: n.a. http://learnenglish.britishcouncil.org/en/english-emails/unit-9-email-etiquette (abgerufen am 21. September 2016). 

[9Streat, Shanthi Cumaraswamy:”7 simple steps to improve business email writing skills in English”. In: MyEnglishteacher. Stand: 15. Februar 2013.  http://www.myenglishteacher.eu/blog/7-simple-steps-to-improve-business-email-writing-skills-in-english/ (abgerufen am 21. September 2016).

[10] ILAC – International Language Academy of Canada: 10 Tips on how to write a business email in English. In: ILAC. Stand: n.a. https://www.ilac.com/10-tips-on-how-to-write-a-business-email-in-english/(abgerufen am 21. September 2016).

[11] EnglishLive: How to write a perfect professional email in English in five steps.   http://englishlive.ef.com/blog/write-perfect-professional-email-english-5-steps/ (abgerufen am 21. September 2016).

 

 

 

 

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